В развитии любой компании наступает такой момент, когда становится необходимой организация отдела связей с общественностью. Это происходит часто тогда, когда руководство понимает, что ему будет выгоднее содержать свой отдел, чем платить специалистам со стороны.
Занимаясь организацией отдела связей с общественностью, важно учесть основные задачи, которые он должен выполнять:
- постоянное информирование руководства о реакции общественности на все сферы деятельности компании;
- поддержание доверия общественности к компании;
- постоянная работа по улучшению образа компании в глазах общественности.
Таким образом, в отдел должны входить специалисты, способные квалифицированно решать эти задачи.
Наиболее правильно в современных условиях функционирует организация, отдел связей с общественностью в которой занимает весьма значимое место. Начальник подразделения PR должен входить в совет руководителей и напрямую с руководством обсуждать стратегию действий компании по всем направлениям.
Занимаясь организацией отдела связей с общественностью, можно выбрать один из трех подходов:
- Отдел PR в полном объеме выполняет все функции и участвует в механизме управления компанией. Глава отдела напрямую сотрудничает с руководством компании.
- В организации отдел связей с общественностью выполняет только прикладные задачи по общению со СМИ, которые формулирует руководство компании. При этом руководитель PR имеет статус начальника отдела.
- Вся работа выполняется наемными фирмами, специализирующимися на связях с общественностью, а отдел по PR состоит только из руководителя и секретаря.
В зависимости от выбранного подхода, размера компании и сферы ее деятельности при организации отдела связей с общественностью решается вопрос о составе подразделения. В штатное расписание могут входить следующие должности:
· Начальник отдела
· Креатор, специализирующийся на разработке PR-концепции
· Менеджер, работающий со СМИ
· Имиджмейкер
· Специалист, занимающийся медиапланированием
· Журналист
· Специалист, ответственный за фандрайзинг
· Спичрайтер
· Продюсер PR
· Менеджер спецпроектов
· Специалист по маркетинговым исследованиям
· Интернет специалист
· Дизайнер
· Секретарь отдела.
Независимо от того, в какой сфере работает организация, отдел связей с общественностью направляет свою деятельность на целевые аудитории (внутренние и внешние). Внутренняя общественность – это акционеры, руководители, персонал компании. Внешняя общественность может быть близкой и отдаленной. Близкая – это поставщики, обслуживающие организации, акционеры, которые не участвуют в управлении, государственные органы контроля, потребители. Отдаленная общественность – это конкуренты, местные органы власти, местное население.
При организации отдела связей с общественностью важно учитывать его основные функции, в которые входит разработка общей политики PR, паблисити, приобретение популярности при помощи рекламных кампаний и средств PR, распространение информации о компании и ее продукции. Что касается связей с государственными органами, то организованный отдел связей с общественностью стремится вести конструктивный диалог с властью, отстаивая интересы компании. Наряду с этим он отвечает за связи с потребителями, организует деятельность, связанную со спонсорством, экскурсии для гостей, их прием. Отдел также налаживает позитивные связи с местным населением, координирует PR направления компании и организует обучение персонала. Исходя из этих функций, необходимо принимать решение о том, сколько человек необходимо для полноценной работы отдела, а также о том, какими должны быть их должностные обязанности.
